企业邮局发展初期，主要是有实力的大单位自建邮局系统为主，后来，随着专业外包邮局提供商的出现，采用外包邮件服务逐渐成为广大单位的首选，主要原因是：
一. 自建邮局系统费用比外包邮局费用高
麻雀虽小，五脏俱全。自建邮局系统无论是放在自己的机放房还是托管，都需要以下费用：
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项 目 |
费用情况
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说 明 |
一次性
投入费用
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邮件系统服务器
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视设备好坏 |
一般需要至少双机备份
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邮件系统软件购买及开发费用
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至少几万元 |
和用户数有关系，也和软件厂商的品质有关
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存储设备和备份设备
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可选 |
硬盘至少要做镜像
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反垃圾网关
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几万元 |
不选的话，用户无比痛苦
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硬件防火墙
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几万元 |
选用托管方的防火墙，费用大约另加5000元/年
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网络交换设备
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可选 |
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数据库，操作系统
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至少几万元 |
除非用盗版 |
运行维护费用
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带宽费用
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几万/年 |
托管费用和带宽要求成正比 |
人力维护成本
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评 估 |
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杀病毒服务费用
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选用托管方的杀病毒服务，费用大约另加5000元/年
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软硬件升级维护费
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硬件总会过保，需购买服务；软件总会升级
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综上，即使自建邮局系统都选用的低档设备和服务，其一次性投入都需要以十万为单位，每年的使用费用还需要几万元，人工成本还没有计算。(而这样的邮局系统的品质还非常低！)
二．自建系统的品质远低于外包邮局
自建邮局除非投入巨资购买设备（至少几千万以上）、研发软件和培养一支完善的维护队伍，否则，其性能和外包邮局根本无法相比：
a.自建邮局的设备和外包邮局远不是一个档次；（像21cn的邮局的EMC存储整体方案就投入3000多万）
b.自建邮局的安全性太弱，而外包邮局一般都有专业级防火墙，入侵检测，流量检测，备份系统等等多种安全手段；
c.自建邮局反垃圾，防病毒只是初级水平。象反垃圾邮件，外包邮局厂商除了购买专业级的反垃圾网关以外，一般都有自己开发独特的反垃圾系统来达到进一步的反垃圾水平。
d.自建邮局对运营商的互联互通问题束手无策；
e.自建邮局和国际国内的邮商及管理机构的协调能力相当弱；
f.自建邮局的维护队伍及时处理故障的能力弱。
三．自建系统维护工作量大，风险高
自建邮局系统，对于管理员来说增加了很大的工作量，他要面对：
a.硬件故障。普通服务器具有单点故障，无论是从CPU、内存、总线、控制器、硬盘、网卡等都具有单点故障，任何一个部分出现问题就会产生系统故障，都需要人力的大量投入，并且造成服务的中断（这点对于邮件系统来说是致命的）。而专业的外包邮件服务商比如21cn的企业邮件平台采用全集群、多层次、全冗余的无单点故障设计，方才可以为每个用户提供稳定的服务。
b.操作系统故障：操作系统作为一个应用系统的基本平台，也是需要耗费大量的人力去处理的。操作系统需要定期不停的补丁，包括windows系统、Linux系统都需要用户不断的关注操作系统网站的更新通告，并且不停的打一些补丁，从而保证系统更安全。打补丁会有两个风险，首先一旦一个被公告的补丁忘了打了，就等于在系统上开了一个大家都知道的口子，让人可以随时入侵，其次打补丁的时候机器需要重新启动，造成了邮件服务的中断，对邮件系统来首是不利的。而外包邮局运营商一般采用多服务器集群系统，可以一个一个服务器的打补丁，有效规避了打补丁重启对邮件系统造成的中断。
c.托管环境故障：无论如何完美的共享托管环境中，都会遭受到一些意想不到的故障。包括网络连通性的故障、电力和空调的故障、同组机器受攻击产生的流量阻塞故障、本机器受DDOS等类似攻击而产生的故障。上述任何故障的实现，都不是企业自身能够独立解决的，需要协调托管方，乃至于电信方协调解决。作为一个非专业邮商企业，这种协调力量显而易见。
d.带宽环境故障：和托管环境类似，企业对带宽的控制能力也非常弱，也受到带宽环境的限制。而如果做冗余的带宽，则需要企业付出更高的成本。
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